10 tips voor werken met vrijwilligers in de culturele sector tijdens corona

De culturele sector is er helaas nog lang niet. Toch is er een voorzichtige ontwikkeling te zien richting heropening van culturele instellingen. Dit betekent mogelijk ook dat je je vrijwilligers weer wilt of moet gaan inzetten. Hieronder tien tips van KEES om je teamoverleg mee te voeden. Hoe ga je om met je vrijwilligers tijdens corona?

1 ZORG VOOR GOEDE ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN

Jij bent als werkgever op grond van de wet verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden. Voor je betaalde krachten én voor je vrijwilligers. Het gaat dan om een zogenaamde inspanningsverplichting. Dit betekent dat je alles moet doen wat redelijkerwijs van jou verlangd kan worden om een veilige werkomgeving te creëren voor je vrijwilligers.

 

2 EEN PROTOCOL SCHRIJF JE VOOR DE HELE ORGANISATIE

Als vrijwilligerscoördinator sta jij voor je vrijwilligers. Zorg ervoor dat zij ook een plek krijgen in de corona-protocollen van je organisatie. Geldt voor hen dezelfde aangepaste werkwijze als voor de betaalde krachten? Of is het handiger om er een apart kopje of zelfs hoofdstuk aan te wijden? Hiermee ben je niet alleen goed bezig wat betreft tip 1, maar laat je ook serieuze betrokkenheid zien richting je vrijwilligers. Bovendien vormt deze inhoud het uitgangspunt voor verdere communicatie en afspraken met je vrijwilligers.

 

3 BETREK JE VRIJWILLIGERS

Valt het in jouw organisatie te regelen, betrek je vrijwilligers dan actief bij het nadenken over corona-maatregelen rondom hun vrijwilligerswerk. Wat je zelf hebt bedacht, voer je met meer betrokkenheid uit.

 

4 HOUD HET SIMPEL

Voer zoveel mogelijk dezelfde maatregelen voor betaalde krachten als voor vrijwilligers door om verwarring te voorkomen. Geef als vaste krachten samen het goede voorbeeld en spreek elkaar aan op verslapping. Kom op, niet verslappen nu!

 

5 MAAK VOOR DE VERANDERING WÉL ONDERSCHEID

Vrijwilligers die ouder zijn dan 70 en/of in dit lijstjevan het RIVM staan, behoren tot de kwetsbare groep. Over hun inzet moet je nóg beter nadenken. Wat moet je voor hen organiseren om zeker te zijn van je zaak? Is dit eigenlijk wel mogelijk en wenselijk? Of moet je bijvoorbeeld besluiten dat je met hen in gesprek gaat over een alternatief? Op deze pagina van het RIVMlees je er meer over.

 

6 HOUD CONTACT

Dit is natuurlijk een tip die je altijd ter harte kan nemen. In contact blijven is goed. Kun je nog niet open? Geen nieuws is ook nieuws. Een vrijwilliger bellen of mailen om te vragen hoe het gaat en aan te geven dat je hem niet vergeet maar dat er nog veel onduidelijk is, is ook een update. En geloof ons: dat wordt door iedereen gewaardeerd.

 

7 DEEL DE MAATREGELEN EN STUUR VROEGTIJDIG BIJ

Kunnen je vrijwilligers weer aan de slag? Maak een plan en communiceer je maatregelen helder. Herhaal ze via verschillende kanalen. Je mag van je vrijwilligers verwachten dat ze zich aan de maatregelen houden. Doen ze dit niet, stuur dan in een vroegtijdig stadium bij. Moet je iets veranderen aan de maatregelen? Of moet de vrijwilliger beter luisteren en handelen? De maatregelen gaan mogelijk nog een tijd duren, dus neem het direct serieus. Maar onthoud ook: (bijna) niets nieuws gaat direct perfect.

 

8 DOE EEN BEROEP OP EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID

Doe in je communicatie vooral ook een beroep op de eigen (en onderlinge) verantwoordelijkheid. Wat Mark Rutte kan, kan jij ook.

 

9 NEEM KLACHTEN EN ANGSTEN SERIEUS

Misschien voelt een vrijwilliger zich er niet goed bij om weer te starten. Overweeg wat je in dit geval doet. Hanteer je je normale vrijwilligersbeleid of maak je een uitzondering? Mogelijk zijn er alternatieve werkzaamheden om iemand toch betrokken te houden of de minimale afgesproken inzet te laten draaien. Blijf met elkaar in gesprek, wie weet kun je door een kleine extra maatregel een bepaalde zorg wegnemen en verdwijnen daarmee ook jouw zorgen als sneeuw voor de zon.

 

10 HOUD JE OGEN EN OREN OPEN VOOR KANSEN

Hoe komt het eigenlijk dat wij dit altijd zo deden? Nu dit hier ligt en zij daar staat, gaat het eigenlijk veel vlotter! Deze hele situatie kan je nieuwe inzichten en werkwijzen opleveren, maak er gebruik van. Hup, snel in je vrijwilligersbeleid opnemen.

 

Bovenstaande tekst is tot stand gekomen met informatie afkomstig uit documenten van en gesprekken met Stadhouders advocaten, Cubiss, RIVM, Rijnbrink, Probiblio en KEES-medewerkers. Geschreven en gepubliceerd op 14 mei 2020.