Deep Impact: KEES zit het voor

Hoeveel tijd ben jij kwijt aan vergaderen en overleggen? En hoeveel energie kost je dat?

Vergaderingen lopen niet altijd zoals je wilt. Er is veel ruis, ze duren te lang of je haalt er niet uit wat je eruit wilt halen. Misschien vliegen de discussies je om de oren of zijn die notulen een zootje. Allemaal ergerlijke energievreters, voor jou en je vergadergenoten. Ondanks dat we er veel tijd aan spenderen, hebben de meesten van ons nooit geleerd hoe je vergaderen nu handig aan kunt pakken. Ook als je niet zelf de vergadering voorzit, kan je als deelnemer wel degelijk invloed uitoefenen op het verloop van een vergadering door de voorzitter (ongevraagd) te ‘assisteren’.

Waar moet je op letten, hoe bereid je voor, hoe hou je de vrijwilligers bij het onderwerp of hoe kap je af zonder lomp te worden? Allemaal oplosbare moeilijkheden waar je tegenaan kunt lopen. In deze training nemen we je mee door de essentials van het voorzitterschap. We beginnen bij het bepalen van doel en agenda, notuleren en het maken van een actielijst. Daarna dwalen we gestructureerd verder langs onderwerpen als contracteren, structureren, tijd bewaken en gaan we in op verschillende vormen. En natuurlijk hebben we het ook over omgaan met dwarsliggers en meningsverschillen.

KEES trainer Marjan noemt zichzelf geen vergadertijger, maar geniet van goed voorzitterschap. Ze heeft zelf de kunst geleerd door vele uren aan tafel met collega’s, vrijwilligers, coördinatoren, wethouders, ambtenaren en ander gespuis.